10+1 tips para analizar un espacio cerrado para un evento

En el momento de contratar un espacio para la celebración de un evento o un acontecimiento especial en el que proyectar nuestra buena imagen, son muchos los elementos que hay que analizar. 
La experiencia y los conocimientos atesorados por Persuasión durante más de 23 años en la organización de eventos, congresos y convenciones, nos permiten saber y compartir con vosotros estos 10 + 1 Tips fundamentales y que, una vez resueltos, derivarán al resto de preguntas que os vais a formular para poder tener todo controlado: ¿qué?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿quién?, ¿dónde?

Esta fase de análisis es primordial. Alguna cuestión puede parecerte de poco interés o trascendencia pero, no te confundas, a lo mejor son esas en las que más debes profundizar; “lo que parece más sencillo es lo que más nos puede complicar”. 

Aquí van: 

1. Vigila que en la fecha prevista no se celebra ningún otro evento que pueda interferir en el nuestro, y también las fechas y horarios para el montaje y desmontaje.

2. Revisa la sala: estado, forma y tapizado de butacas o sillas, espacio entre filas, visión desde las mismas al escenario, altura, anchura y profundidad de la caja escénica, medios técnicos audiovisuales con los que cuenta, entradas y ubicación para personas con minusvalía, zonas de acceso y salidas de emergencia, medición de las zonas de acceso, luces de emergencia, escaleras y zonas de acceso señalizadas y medidas.

3. Ten en cuenta y no te olvides de las zonas adicionales necesarias, para poder recibir a invitados preferenciales, para el staff de la organización, rueda de prensa, entrevistas, ubicación técnicos, ubicación medios de comunicación y necesidades, guardarropía y medios con los que cuenta, zona de ubicación del personal de atención y mobiliario necesario, zona de preparación del catering y zona de servicio del mismo.

4. Hoy en día y con el seguimiento de los eventos in situ y en tiempo real a través de redes sociales y streaming es indispensable que haya un buen servicio de Wi-fi en las instalaciones y si es necesario habría que ampliarlo. Así mismo, comprobar “espacios muertos” en telefonía móvil y ubicación de fuentes de energía y potencia contratada.

5. Cuida también la iluminación exterior que puede interferir en la buena visibilidad, grabación o toma de fotografías.

6. Asegúrate de contar con un impecable servicio de limpieza y seguridad del edificio durante todo el evento.

7. Los seguros y normas del edificio deben estar actualizados y en orden.

8. Un ajustado y adecuado sistema de calefacción y refrigeración del edificio.

9. No olvides un aspecto crucial: la salud. Debería haber un médico en las instalaciones o al menos un buen botiquín o sistema rcp y tener un plan que incluya distancia al centro médico más cercano. Valorar medidas sanitarias.

10. NO menos importante es saber qué tipo de Parking y número de plazas hay disponibles y con cuántas podemos contar.

+1 Recuerda que para analizar bien un espacio necesitarás planos con alturas, reuniones con los técnicos del edificio y  revisar bien todos los espacios, por lo que te recomiendo un calzado cómodo, tiempo de análisis, observación y  reflexión y, una vez que hayas pasado por esto, vuelve a las instalaciones y estúdialas de nuevo.

Teresa Rodrigo Bescós

CEO Persuasion,S.L.